Kierownik Referatu Organizacyjnego - Walentyna Sidoruk

Kleszczele, ul. 1 Maja 4, pok. nr 7

tel. 856818004 wew. 15

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

1) w zakresie obsługi organizacyjnej i kancelaryjnej:

1. przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji i przesyłek, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
2. prowadzenie ewidencji wpływów wartościowych,
3. wysyłanie i ewidencjonowanie korespondencji i przesyłek, zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz umieszczanie pieczęci z adnotacją o wysyłce,
4. sporządzanie czystopisów  pism Burmistrza oraz ich powielanie,
5. przyjmowanie i nadawanie faksów,
6. udzielanie informacji interesantom oraz w razie potrzeby kierowania ich do właściwego Referatu lub stanowiska pracy, w celu  załatwienia sprawy,
7. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań organizowanych przez Burmistrza,
8. prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych oraz zgłaszanie ich  do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych,
9. prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych,
10. wykonywanie czynności związanych administrowaniem Biuletynem Informacji Publicznej,
11. nadzór nad udostępnianiem informacji publicznej,
12. wykonywanie zadań związanych z wyborami ławników do sądów,
13. prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych, a w szczególności kompletowanie dokumentacji związanej z wyborami do organów jednostek pomocniczych i z zebrań wiejskich,
14. obsługa stowarzyszeń i związków do których należy Gmina,
15. wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem  wyborów powszechnych,  referendum, konsultacji, zebrań wyborczych samorządu mieszkańców, a w szczególności:

• zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe komisji wyborczych,
• zaopatrzenie w niezbędne materiały do wyposażenia lokali wyborczych oraz przygotowanie lokali wyborczych do przeprowadzenia wyborów,
• udzielanie pomocy w organizowaniu zebrań wyborczych samorządu mieszkańców;

2) w zakresie spraw administracyjno - gospodarczych:

1. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym,
2. gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami, itp.,
3. zamawianie, rozprowadzanie, ewidencjonowanie stempli i pieczęci,
4. zamawianie i rozpowszechnianie prasy, dzienników i innych wydawnictw,
5. wyposażanie pomieszczeń biurowych w meble i sprzęt,
6. nadzór nad sprawnością aparatury, sprzętów biurowych oraz zlecanie niezbędnych napraw,
7. organizacja łączności telefonicznej i faksowej,
8. zabezpieczenie mienia Urzędu, w tym nadzór nad funkcjonowaniem instalacji alarmowej oraz współpraca z jednostką prowadzącą monitoring instalacji,
9. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach Urzędu,
10. prowadzenie archiwum zakładowego i biblioteki Urzędu,
11. zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie;
12. przygotowywanie procedur o udzielenie zamówień publicznych o wartości do 14000 euro na działalność administracyjno - gospodarczą Urzędu;

3) w zakresie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych:

1. prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2. organizowanie prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych oraz realizacja wniosków z nich wynikających,
3. organizowanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
4. przygotowywanie wniosków i ofert na  organizowanie prac interwencyjnych, robót publicznych, staży absolwentów i innych form zatrudniania w Urzędzie,
5. planowanie i koordynacja szkoleń pracowników,
6. prowadzenie spraw związanych ze składaniem i analizą oświadczeń majątkowych  pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy oraz przygotowywanie wymaganych informacji z tego zakresu,
7. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych, z którymi zawarto porozumienie,
8. przygotowywanie dokumentacji umożliwiającej podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
9. kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych pracownikom,
10. prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością z zakresu zatrudnienia i kadr,
11. prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
12. współpraca ze Skarbnikiem w zakresie wykorzystania planowanego funduszu płac i zatrudnienia;

4) w zakresie obsługi Rady i jej Komisji:

1. przyjmowanie i przekazywanie korespondencji Przewodniczącego Rady, Komisji Rady oraz radnych,
2. koordynacja terminów obrad Sesji Rady i posiedzeń Komisji,
3. wysyłanie zawiadomień wraz z materiałami o zwołaniu Sesji i posiedzeniach Komisji w terminie określonym w Statucie,
4. kompletowanie materiałów będących tematem obrad Sesji lub posiedzeń Komisji,
5. wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem obrad Sesji, posiedzeń Komisji, zebrań oraz spotkań radnych z wyborcami,
6. sporządzanie protokołów z obrad Sesji i posiedzeń Komisji,
7. prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz aktów wydawanych przez Burmistrza, jako organu gminy,
8. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego stanowionego przez Radę,
9. prowadzenie rejestru wniosków i opinii Komisji rady,
10. prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz przekazywanie ich na właściwe stanowiska pracy celem realizacji,
11. przekazywanie uchwał Rady do organu nadzoru i publikacji,
12. prowadzenie spraw związanych ze składaniem i analizą oświadczeń majątkowych  radnych oraz przygotowywanie wymaganych informacji z tego zakresu.

5) w zakresie oświaty:

a) wspieranie i prowadzenie działań na rzecz podnoszenia poziomu wykształcenia mieszkańców gminy,
b) proponowanie tworzenia racjonalnej sieci placówek oświatowych - zakładanie,likwidacja, przekształcanie i prowadzenie gminnych jednostek oświatowych,
c) analiza przyznanej subwencji oświatowej oraz jej rozdysponowanie,
d)organizowanie konkursów na dyrektorów placówek oświatowych oraz opracowywanie dokumentów w sprawie powierzania tych funkcji,
e) przygotowywanie posiedzeń komisji egzaminacyjnych na uzyskanie stopni awansu zawodowego nauczycieli,
f) przygotowywanie propozycji ocen okresowych dyrektorów placówek oświatowych,
g) wstępna analiza, pod względem merytorycznym, projektów arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych przedkładanych do zatwierdzenia Burmistrzowi,
h) sporządzanie sprawozdań z zakresu oświaty,
i) prowadzenie spraw z zakresu systemu informacji oświatowej,
j) opracowywanie planów dofinansowania doskonalenia zawodowego nauczycieli na dany rok budżetowy,
k) współpraca w zakresie bezpłatnego dowozu dzieci do szkół:
    - z Referatem Inwestycji i Środowiska odnośnie zapewnienia dowozu dzieci niepełnosprawnych,
    - z dyrektorem szkoły w zakresie ustalenia liczby dowożonych uczniów, harmonogramu i tras dowożenia dzieci,
    - z przewoźnikiem realizującym dowóz dzieci do szkół w zakresie określonym w umowie,
l) prowadzenie spraw dotyczących refundacji pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
m) kontrola realizacji obowiązku nauki przez uczniów szkół ponadgimnazjalnych,
n)prowadzenie spraw dotyczących dzieci niepełnosprawnych,
o) prowadzenie spraw dotyczących stypendiów szkolnych i zasiłków szkolnych.

6) w zakresie kultury, kultury fizycznej, sportu i turystyki:

1. udział w prognozowaniu życia kulturalnego w gminie,
2. prowadzenie ewidencji instytucji kultury,
3. sprawowanie nadzoru nad organizacją i funkcjonowaniem gminnych instytucji kultury,
4. organizowanie konkursów na stanowisko dyrektora instytucji kultury oraz przygotowywanie dokumentów w sprawie powierzenia tej funkcji,
5. współdziałanie z jednostkami kultury i środowiskami twórczymi,
6. koordynowanie programów edukacji kulturalnej dzieci i młodzieży,
7. współdziałanie z mniejszościami narodowymi w zakresie działalności kulturalnej,
8. inicjowanie działań w zakresie współpracy kulturalnej z zagranicą,
9. inicjowanie działań w zakresie odznaczania i nagradzania pracowników, działaczy i twórców kultury,
10. programowanie kierunków rozwoju kultury fizycznej, sportu i turystyki wynikających ze strategii rozwoju gminy oraz gminnych programów,
11. programowanie rozwoju i modernizacji bazy sportowej i turystycznej na terenie gminy w porozumieniu z samorządami powiatowymi i wojewódzkimi oraz organizacjami wspierającymi działalność sportową i turystyczną,
12. planowanie zadań, w zakresie kultury fizycznej i sportu, w okresach rocznych ujętych w budżecie gminy,
13. promowanie osiągnięć w zakresie  kultury fizycznej i sportu,
14. prowadzenie spraw związanych z finansowaniem wydatków rzeczowych przeznaczonych na kulturę fizyczną i działalność sportową,
15. podejmowanie działań dotyczących wyróżnienia i nagradzania osób o szczególnej aktywności i uzyskujących wybitne osiągnięcia w dziedzinie kultury fizycznej i sportu,
16. współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami turystycznymi,
17. prowadzenie ewidencji pól biwakowych oraz innych obiektów, w których prowadzone są usługi hotelarskie;

7) w zakresie promocji gminy:

1. promocja kultury regionu w kraju i zagranicą,
2. realizacja zadań w zakresie  promocji gminy poprzez współpracę ze stowarzyszeniami turystycznymi oraz centrami informacji turystycznej,
3. opracowanie koncepcji planu strategii promocji gminy,
4. prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem i wydawaniem materiałów promocyjnych dotyczących gminy,  katalogów ofert gospodarczych oraz ofert współpracy gospodarczej zainteresowanych firm z terenu gminy,
5. przekazywanie na zewnątrz informacji o nieruchomościach i obiektach do zagospodarowania, znajdujących się na terenie gminy,
6. współudział w organizowanych imprezach wystawienniczych oraz upowszechnianie informacji o tych imprezach,
7. pozyskiwanie środków finansowych przeznaczonych na zadania promocyjne,
8. przygotowywanie i aktualizowanie informacji promujących gminę  i umieszczanie ich na stronie internetowej gminy oraz przekazywanie do umieszczenia na stronach internetowych regionu, powiatu lub województwa,
9. prowadzenie serwisu internetowego Gminy;

8) w zakresie informatyki:

1. opracowywanie koncepcji, planów i założeń w zakresie informatyzacji Urzędu,
2. nadzór nad bieżącą eksploatacją sieci komputerowych i systemów informatycznych,
3. prowadzenie spraw dotyczących zakupu sprzętu, oprogramowania komputerowego, jego ewidencji i nadzór nad legalnością stosowanego w Urzędzie oprogramowania oraz zakup materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek,
4. prowadzenie serwisu pogwarancyjnego sprzętu komputerowego Urzędu,
5. planowanie i realizacja polityki bezpieczeństwa elektronicznego przetwarzania informacji, wynikającej z aktów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych, ochrony danych niejawnych, instrukcji kancelaryjnej i innych przepisów szczególnych,
6. organizacja szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi komputerów,
7. podnoszenie jakości obsługi interesantów Urzędu poprzez wdrażanie nowoczesnych metod elektronicznej obsługi,
8. prowadzenie ewidencji użytkowników systemów informatycznych Urzędu oraz ich uprawnień w zakresie dostępu do zasobów informatycznych;

9) w zakresie spraw obywatelskich i wojskowych:

1. prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności,
2. prowadzenie dokumentacji i wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość we współpracy z Centrum Personalizacji Dokumentów,
3. prowadzenie stałego rejestru wyborców,
4. prowadzenie i uaktualnianie kart osobowych mieszkańców oraz bieżąca współpraca z systemem  PESEL,
5. sporządzanie sprawozdań w zakresie wykonywanych czynności określonych w przepisach szczególnych,
6. udzielanie informacji adresowych osobom i organom uprawnionym,
7. wydawanie poświadczeń o zameldowaniu i stanie rodzinnym,
8. prowadzenie ewidencji przedpoborowych z terenu gminy,
9. wykonanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem kwalifikacji wojskowej,
10. przygotowanie projektów decyzji w sprawach dotyczących poborowych i żołnierzy,
11. udział w pracach Powiatowej Komisji Poborowej;
12. opracowywanie i aktualizacja dokumentacji w zakresie akcji kurierskiej na terenie gminy,
13. wykonywanie zadań wynikających z przepisów o reklamowaniu osób od pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
14. sporządzanie wykazu dzieci dla potrzeb szkół i przedszkoli,
15. prowadzenie spraw dotyczących zezwoleń na przeprowadzanie zbiórek publicznych oraz zgromadzeń,
16. prowadzenie spraw dotyczących imprez masowych

10) organizowanie i nadzorowanie działań w zakresie promocji zdrowia i profilaktyki;

11) w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi:

1.  prowadzenie spraw zawiązanych z realizacją zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w tym m.in.:
2. organizowanie otwartego konkursu ofert na wspieranie lub powierzanie 3 organizacjom realizacji zadań publicznych,
3. przyjmowanie sprawozdań z realizacji zadań, rozliczanie przekazanych dotacji przy współudziale pracownika Referatu Finansowego,
4. kontrola prawidłowości wykorzystania przyznanych dotacji.

12) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp w Urzędzie,
2. prowadzenie szkoleń z zakresu bhp pracowników, stażystów, praktykantów, osób kierowanych w ramach prac społecznie użytecznych,
3. współdziałanie ze służbą zdrowia w zakresie profilaktyki zdrowotnej,
4. dokonywanie analizy stanu bhp oraz przyczyn wypadków przy pracy w Urzędzie,
5. udział w dochodzeniach wypadkowych oraz sporządzanie stosownych dokumentów,
6. prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy i chorób zawodowych, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących tych spraw,
7. opracowywanie i prowadzenie kart oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy,
8. sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
9. współpraca z organami Państwowej Inspekcji Pracy i Inspekcji Sanitarnej w zakresie spraw związanych z warunkami pracy
10. prowadzenie gospodarki odzieżą i obuwiem roboczym, środkami ochrony indywidualnej, środkami higieny osobistej oraz napojami;
11. zapewnienie wyposażenia w środki do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

Referat przy znakowaniu załatwianych spraw używa symbolu OKR.